Jumat, 07 Desember 2012

ANALISIS MASALAH PRODUKSI PADA TOYOTA



BAB I
PENDAHULUAN
1.1   Pengertian dan Fungsi Manajemen
A.   Pengertian Manajemen (Definition of Management)

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.

Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)

Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.

Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.


B. Fungsi manajemen 

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal.

Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :

1. Fungsi Perencanaan / Planning

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading / Actuating

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Fungsi Pengendalian / Controling

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.





1.2   Just in Time
Sistem pemanufakturan tradisional mengatur skedul produksinya berdasarkan pada peramalan kebutuhan di masa yang akan datang. Padahal tidak seorangpun yang dapat memprediksi masa yang akan datang dengan pasti walaupun dia memiliki pemahaman yang sempurna tentang masa lalu dan memiliki insting yang tajam terhadap kecendrungan yang terjadi di pasar Produksi berdasarkan prediksi terhadap masa yang akan datang dalam sistem tradisonal memiliki resiko kerugian yang lebih besar karena over produksi daripada produksi berdasarkan permintaan yang sesungguhnya.
Oleh karena itu munculah ide Just In Time yang memproduksi apabila ada permintaan. Suatu proses produksi hanya akan memproduksi apabila diisyaratkan oleh proses berikutnya. Sebagai akibatnya pemborosoan dapat dihilangkan dalam skala besar, yaitu berupa perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah. Kedua hal tersebut menjadikan perusahaan lebih kooperatif. Tujuan utama Just In Time adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui usaha pengendalian biaya, peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja pengiriman.
Just In Time merupakan filosofi pemanufakturan yang memiliki implikasi penting dalam manajemen biaya. Ide dasar Just In Time sangat sederhana, yaitu berproduksi hanya apabila ada permintaan (full system) atau dengan kata lain hanya memproduksi sesuatu yang diminta, pada saat diminta, dan hanya sebesar kuantitas yang diminta.
Prinsip dasar Just In Time adalah peningkatan kemampuan perusahaan secara terus menerus untuk merespon perubahan dengan minimisasi pemborosan. Terdapat empat aspek pokok dalam konsep Just In Time yaitu:
1.  Menghilangkan semua aktifitas atau sumber-sumber yang tidak memberikan nilai tambah terhadap produk atau jasa.
2.  Komitmen terhadap kualitas prima.
3.  Mendorong perbaikan berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi.
4.  Memberikan tekanan pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan visibilitas aktivitas yang memberikan nilai tambah.

Perusahaan-perusahaan meningkatkan perhatian terhadap keuntungan potensial dari :
1.  Membuat pesanan pembelian yang lebih kecil dan lebih sering.
2.  Membangun kembali hubungan dengan pemasok.
Kedua hal di atas berhubungan dengan peningkatan minat dalam sistem pembelian tepat waktu (Just In Time). Pembelian Just In Time adalah pembelian barang atau bahan sedemikian rupa sehingga pengiriman secara tepat mendahului permintaan atau penggunaan. Dalam keadaan ekstrim tidak adanya persediaan (barang untuk dijual bagi seorang pengecer, bahan baku barang dalam proses atau barang jadi bagi seorang produsen) yang ditahan.
Gambaran Ringkas Perusahaan

Penerapan Strategi produksi JIT telah berhasil dilakukan oleh perusahaan Toyota di Jepang, yang pada saat ini menduduki peringkat atas dalam 200 perusahaan terbesar di Jepang. Toyota merupakan salah satu perusahaan yang paling banyak meraih keuntungan di Jepang. Namun manajemen belum merasa puas terhadap hasil kerja yang telah diraih itu. Pihak manajemen Toyota seringkali melakukan pengurangan jumlah tenaga kerja di suatu divisi. Kemudian membebani tenaga kerja yang tinggal untuk tetap mencapai tingkat produktivitas yang sama sebelum adanya pengurangan. Pada kondisi tersebut para pekerja biasanya akan berusaha keras mencari gagasan baru agar target produksi atau produktivitas dapat dicapai. Pengurangan tenaga kerja pada suatu divisi bukan berarti pemecatan, namun dipindahkan divisi lain atau tempat kerja lain untuk menciptakan unit kerja baru yang produktif. Bahkan Toyota pernah menutup salah satu gudang pemasok (suppliers ware house) yang isinya menyimpan material untuk Toyota, dan mengangkut material tersebut ke pabrik Toyota. Berkat Toyota, pemasok tersebut dapat menerapkan strategi produksi JIT.













BAB II
ISI
2.1. Masalah yang timbul pada Toyota
      Perusahaan Toyota, sebuah perusahaan mobil ternama di dunia. Produknya yang banyak digunakan di berbagai Negara di seluruh dunia menarik minat banyak kalangan, terutama untuk mengulas tentang kesuksesan Toyota dalam memasarkan produk mobil mereka. Kinerja yang tinggi dan kontrol kualitas yang sangat baik merupakan salah satu kunci sukses bagi perusahaan ini. Salah satu kinerja yang digunakan oleh beberapa perusahaan lain, dinamakan “Toyota Ways”. Jelas saja ini menjadi sebuah tolak ukur penting bagi kesuksesan sebuah perusahaan ketika cara dan kinerja dari perusahaan tersebut coba digunakan dan diterapkan dalam perusahaan lain.
Meskipun demikian, perusahaan sebesar Toyota pun tidak lepas dari masalah. Di bulan Februari 2010, Toyota melakukan kesalahan produksi pada pedal gas dan sistem rem. Tentunya ini mengakibatkan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan ini. Penarikan mobil dari seluruh dunia menjadi jalan keluar yang diambil oleh Toyota demi mempertahankan kepercayaan pelanggan kepada produk mereka. Setelah didiskusikan, ternyata ada beberapa hal yang mendasari kejadian ini.
Perusahaan Toyota yang ingin mendominasi pasar mobil dunia, mencoba inisiasi ke wilayah Eropa dan Amerika. Runtuhnya United Motors menjadi salah satu gerbang masuk yang paling ampuh untuk mengambil alih pasar perusahaan otomotif nomor satu di dunia tersebut. Demi suksesnya produk mobil di wilayah Amerika dan Eropa, Toyota mengganti namanya menjadi Lexus dengan menyesuaikan design dan karakteristik mobil-mobil yang diminati masyarakat Amerika dan Eropa.
Rencana inisiasi ke dua benua yang sangat berpengauh di dunia tersebut ternyata tidak semulus apa yang dibayangkan. Banyak tuntutan yang harus dipenuhi oleh perusahaan Toyota termasuk harus membangun pabrik di wilayah Amerika. Tentunya pembangunan pabrik ini mengalami kendala di mana-mana. Kendala yang paling mendominasi adalah masalah budaya kerja. Budaya kerja Toyota yang sangat disiplin dan ketat dalam kualitas ternyata tidak dapat dengan mudah diterapkan di dataran Amerika dan Eropa. Perbedaan budaya kerja ini ternyata menjadi mata pisau tajam bagi perusahaan yang sewaktu-waktu dapat menjadi masalah besar. Ini terbukti dengan adanya masalah pada pedal gas dan sistem rem yang terjadi di bulan Februuari 2010 tersebut.
 kualitas dan kinerja dijadikan satu-satunya alasan yang mendasari masalah ini. Ternyata bila dilihat secara mendalam, budaya kerja yang tidak sesuai yang menjadi penyebab utamanya. Ketidaknyamanan para pegawai menjadi salah satu penyebab penurunan kontrol kualitas yang terjadi di dalam perusahaan. Terlebih lagi bagi pasar Amerika dan Eropa kualitas produk menjadi nomor satu.

2.2 Pendekatan Teori
Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,

2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,

3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen - POLC :

1. Fungsi Perencanaan / Planning

Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing

Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.

3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading / Actuating

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4. Fungsi Pengendalian / Controling

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
Dengan adanya masalah tentang kesalahan produksi pedal gas dan rem, maka masalah yang pertama timbul adalah tentang citra perusahaan TOYOTA.
Menurut Davies et al (2001) dikatakan bahwa citra diartikan sebagai pandangan mengenai perusahaan oleh para pedagang saham eksternal, khususnya oleh pelanggan.
Menurut Gronroos (1984) citra perusahaan dibangun oleh kualitas teknikal yaitu apa yang pelanggan terima dari pengalaman sebelumnya dan kualitas fungsional yaitu cara bagaimana servis diberikan kepada pelanggan.
Dua komponen yang principal dari citra adalah fungsional dan emosional (kennedy, 1997).
Menurut ISO, manajemen kualitas (mutu) sebagai semua aktivitas dan fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melalui alat-alat seperti perencanaan, kualitas (quality planning), pengendalian kualitas (quality control), jaminan kualitas (quality assurance), dan peningkatan kualitas (quality improvement).
Kepuasan pelanggan ini pada dasarnya dibentuk oleh tiga faktor utama mulai dari mutu produk itu sendiri, harga jual yang kompetitif dan pengiriman (=penerimaan di tangan pelanggan) tepat waktu. Ketika terjadi kesalahan ataupun kegagalan yang menyangkut salah satu dari ketiga faktor itu maka sungguh akan besar dampak negatifnya terhadap citra perusahaan, dalam hal ini citra produknya (brand image). Bila penanganannya kurang tepat, atau bahkan salah, akan tamatlah riwayat perusahaan itu. Sehingga akan beratlah kerja keras yang harus dilakukan untuk mengembalikan citra itu kembali seperti semula.

2.3 Cara Penyelesaian Masalah
        Seperti diketahui di atas, akibat dari kesalahan yang terjadi pada pedal gas dan sistem rem-nya, Toyota memutuskan untuk me-recall mobil hasil produksinya yang telah beredar di masyarakat. Selain itu Toyota juga menunda penjualan delapan model-nya di AS, termasuk model yang terlaris yaitu Camry.
Akibat dari kesalahan yang berujung pada recall itu tentu saja pangsa pasar mobil di AS menjadi berubah posisinya. Semula Toyota berada pada posisi kedua setelah General Motors (GM), maka kini diprediksi Toyota akan turun ke posisi ketiga dengan GM tetap pada posisi tertinggi dengan penguasaan pangsa pasar sebesar 18,1%, Ford naik ke posisi kedua dengan pangsa pasar sebesar 16,6%, sedangkan Toyota menduduki posisi ketiga dengan 16,5%.
Sementara Toyota sedang terpuruk dalam masalahnya, pesaingnya, GM, yang merupakan produsen mobil terbesar di AS siap-siap menerkam pelanggan Toyota. Apa yang GM lakukan sungguh dahsyat. Tipikal pemangsa di rimba belantara persaingan. GM menawarkan insentif berupa potongan harga sebesar US$1,000 bagi pemiliki Toyota untuk berganti ke mobil produk GM.
Demikianlah kondisi pasar yang full-competition. Kepuasan pelanggan menjadi taruhan utama. Pelanggan yang kecewa menjadi sasaran empuk untuk direbut oleh pesaing.
Kepuasan pelanggan ini pada dasarnya dibentuk oleh tiga faktor utama mulai dari mutu produk itu sendiri, harga jual yang kompetitif dan pengiriman (=penerimaan di tangan pelanggan) tepat waktu. Ketika terjadi kesalahan ataupun kegagalan yang menyangkut salah satu dari ketiga faktor itu maka sungguh akan besar dampak negatifnya terhadap citra perusahaan, dalam hal ini citra produknya (brand image). Bila penanganannya kurang tepat, atau bahkan salah, akan tamatlah riwayat perusahaan itu. Sehingga akan beratlah kerja keras yang harus dilakukan untuk mengembalikan citra itu kembali seperti semula.
Maka ketika ditemukan identifikasi kesalahan pada pedal gas dan sistem rem-nya, masalah kualitas yang berhubungan erat dengan keselamatan, Toyota segera  hasil produksinya. Secara keseluruhan, Toyota me-recall sebanyak lebih dari 8 juta unit mobil yang sudah berada ditangan pelanggannya. Bayangkan, lebih dari 8 juta unit mobil! Juga patut dicatat, Toyota bakal mengalami kerugian sebesar US$ 2 miliar sebagai biaya atas penarikan mobilnya itu. Sungguh, suatu harga yang teramat besar untuk satu kesalahan. Harga yang teramat mahal untuk mempertahankan citra baik perusahaan. Harga yang teramat luar biasa untuk tetap fokus kepada filosofi kepuasan pelanggan.
Itulah bagaimana cara organisasi besar kelas dunia bertindak menangani kesalahannya. Mereka gentle mengakui kesalahannya dan meminta maaf secara terbuka di depan publik. Presiden Direktur Toyota rela membungkukkan badannya dan meminta maaf kepada dunia mengenai kesalahan produksi yang telah dilakukan perusahaannya. Ini adalah satu contoh sikap baik pemimpin yang patut kita teladani. Mereka bertindak cepat dan tepat untuk memperbaikinya. Keluar, dengan me-recall produknya. Sedangkan kedalam, dengan  ketat lagi dengan membentuk panitia khusus yang dipimpin langsung oleh Presiden Toyota Motor Corp sendiri yaitu Akio Toyoda. Maka tak heran bila model organisasi seperti ini tampil menguasai pasar global.
Toyota melakukan hansei (critical self reflection) dan memperbaiki organisasinya untuk kembali ke filosofi dasar yang telah dimilikinya kemudian bergerak cepat merebut kembali posisinya di pasar global. Tentu saja hal ini memerlukan analisis terhadap akar penyebab kesalahan itu terjadi (root cause analysis) dan kemudian melakukan sejumlah tindakan-tindakan perbaikan (countermeasures) yang tepat dan sistematis. Dan, tentu saja hal ini berarti kembali belajar. Belajar dari kesalahan.
Mari tetap terbuka untuk selalu belajar. Terutama belajar dari kesalahan kita sendiri.

BAB III
KESIMPULAN
            Dapat disimpulkan bahwa pada perusahaan mana pun, bahkan perusahaan besar sekelas Toyota, masih saja terdapat kesalahan. Namun, hal itu tergantung bagaimana perusahaan mengatasinya untuk menjadi lebih baik lagi dan tidak membuat kesalahan yang sama. Seperti Presiden Direktur Toyota yang rela membungkukkan badannya dan meminta maaf kepada dunia mengenai kesalahan produksi yang telah dilakukan perusahaannya. Ini adalah satu contoh sikap baik pemimpin yang patut kita teladani.



















DAFTAR PUSTAKA
http://rumahkecilkita.blogdetik.com/index.php/2010/02/kasus-toyota-belajar-dari-kesalahan/
Buku The Toyota Way oleh Jeffrey K. Liker

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar